Características > Certificados

¿Qué es un certificado digital?

Tal y como cita la agencia de protección de datos, un Certificado Electrónico (o certificado digital) es un fichero digital emitido emitido por una autoridad certificadora que permite identificar a una persona de manera electrónica. Si el certificado se utiliza para firmar un documento, se garantiza que el documento no ha sido modificado desde su firma y que ha sido emitido por quien lo firma.

En Senior, necesitará tener un certificado electrónico instalado en su ordenador, para poder realizar las siguientes acciones:

•Validar los NIFs de clientes y proveedores españoles, utilizando el servicio de validación de la Agencia Tributaria.

•Realizar la firma electrónica de facturas.

•Remitir los registros del SII (Suministro Inmediato de la Información del IVA) a la sede electrónica de la AEAT.

•Remitir los registros de facturación del sistema VeriFactu a la sede electrónica de la AEAT.

Tipos de certificado digital

Existen tres tipos de certificado digital para empresas y, y cada uno de ellos tiene una función diferente.

•Certificado de persona física. Este es el más habitual y el que deben solicitar la mayoría de los autónomos y profesionales para realizar la firma virtual de sus facturas electrónicas. Para conseguirlo, se tiene que asociar a un documento nacional de identidad que permita identificar al titular. Una vez que el certificado digital está activo, ya se puede emplear para firmar cualquier documento o llevar a cabo trámites con las distintas administraciones con plenas garantías legales.

•Certificado de representante de persona jurídica. En este caso, el certificado se expide a los miembros autorizados de una sociedad para que actúen en su nombre. Dado que las personas jurídicas necesitan a un tercero para que les represente, el certificado también va asociado a su número de identificación fiscal. La única diferencia es que no puede hacer trámites en su propio nombre, sino solo como representante legal de la empresa. Dentro de las sociedades limitadas o anónimas hay otro tipo de certificado para la factura electrónica. En este caso, solo puede ser tramitado para empresas con un administrador único.

•Certificado de representante de entidad sin personalidad jurídica. Las sociedades civiles, las comunidades de bienes o las comunidades de vecinos no tienen personalidad jurídica propia. Aun así, precisan, asimismo, un representante para tramitar cualquier firma virtual. Por eso se han creado este tipo de certificados. En el resto de los aspectos funcionan igual que los de representación de una sociedad.

•Certificado de representante de entidad sin ánimo de lucro. Estos ficheros son idénticos al del resto de entidades. Su única diferencia es que están destinados a entidades como ONG o asociaciones.

¿Dónde se solicita el certificado digital para empresas?

La solicitud del certificado digital persona jurídica se realiza a través de cualquier entidad emisora que esté habilitada para ello, la más habitual es la FNMT.

Hay tres vías para solicitarlo, desde un ordenador descargando el archivo correspondiente, a través de un dispositivo Android o por medio del DNI electrónico.

A continuación, explicamos cómo añadir los certificados en Senior para poder firmar electrónicamente los documentos:

•Desde Configurar-<Ejercicio->Certificados, en cuyo caso podrán usarlos todos los usuarios de Senior

•Desde Configurar->Estación->Certificados, si se desea su utilización sólo para la estación de trabajo en curso.

En ambos casos puedes escoger el certificado desde:

▪Repositorio del sistema, en cuyo caso se muestra todos los certificados instalados en el ordenador donde se ejecuta la aplicación.

▪Desde fichero, muestra el explorador de archivos para localizar el archivo con extensión. p12 o .pfx deseado. Si el certificado requiere contraseña, se solicitará en este momento.

Los requisitos técnicos que la Agencia Tributaria exige para la comunicación con su sede electrónica solo se cumplen en las versiones más modernas de Windows. La versión mínima para su correcto funcionamiento es Windows 7, aunque es recomendable, por estabilidad y seguridad, usar Windows 10 u 11.